Prêt et location de salles

REGLEMENT DE MISE A DISPOSITION :
salle polyvalente, salle Cazelles, salle Victor Hugo, arènes et local d’Espeyran

Mise à jour février 2018

QUALITE DES UTILISATEURS

La salle peut-être utilisée par :

1. Les associations locales
2. Les organismes para municipaux (COS, CCAS, OMJS, Saint-Gilles animations)
3. Les associations extérieures à la ville
4. Le personnel communal
5. Les entreprises résidant à Saint-Gilles
6. Les entreprises ou organismes extérieurs
7. Les écoles de la ville

Les organismes para municipaux et les écoles seront prioritaires dans l’attribution des salles.

Article 1 : CONDITIONS GENERALES

1.1) Modalités d’utilisation

Les demandes de prêt de salles doivent être adressées par écrit en Mairie, au secrétariat des services techniques, afin de vérifier leur disponibilité, de prendre connaissance du présent règlement, de retirer un contrat de location, et de convenir du nombre de chaises et de tables souhaitées, en fonction de leur disponibilité.

1.2) Déroulement de l’utilisation

Toute utilisation passe par une demande de réservation écrite, transmise impérativement au moins 1 mois avant la date demandée. Toute demande faite par téléphone devra être confirmée par écrit. Les demandes de prêt devront préciser clairement le motif de l’utilisation de la salle et seront honorées en fonction des priorités et dans leur ordre d’arrivée.

La salle sera ouverte par un employé municipal le jour de la manifestation et les clés seront remises à l’utilisateur. Un premier état des lieux précis sera dressé et cosigné par l’utilisateur et le responsable municipal.

A la fin de la manifestation, un état des lieux comparatif sera réalisé et cosigné par les deux parties.

Le bénéficiaire est tenu de rendre les locaux propres. En fonction du type de manifestation, la commune peut exiger qu’il fasse appel, à ses frais, à une société de nettoyage. Le matériel doit être rangé selon les indications données (tables débarrassées et rangées, chaises empilées par dix. Les sacs poubelles seront mis dans les conteneurs prévus à cet effet ainsi que les bouteilles en verre vides). Les abords devront également être débarrassés de tous détritus.

1.3) Capacité de la salle

La superficie des salles permet d’accueillir un maximum de

• 650 personnes pour la salle polyvalente
• 150 personnes pour la petite salle polyvalente
• 250 personnes pour la salle Cazelles
• 50 personnes pour le local d’Espeyran
• 40 personnes pour la salle Victor Hugo

La personne responsable de la manifestation s’engage à respecter ce nombre.

1.4) Relations avec le voisinage

Pour être conforme à la législation en vigueur, les salles sont équipées progressivement de limiteurs de bruit, les prises installées à cet effet devront être utilisées pour le raccordement de toute sonorisation.

En raison des nuisances sonores qui pourraient éventuellement causer une gêne envers le voisinage, il est interdit d’installer du matériel musical à l’extérieur du bâtiment et de dépasser un niveau sonore maximum préconisé par le décret 98-1143 du 15/12/1998.

De même, le bénéficiaire reconnaît avoir été informé que la loi interdit après 22 heures les bruits excessifs susceptibles de gêner le voisinage (conversations à voix haute à l’extérieur de l’enceinte, bruits d’avertisseurs sonores de véhicules…). En cas d’infraction, il en sera tenu pour responsable vis à vis des sanctions prévues par le Code Civil et le Code Général des Collectivités Territoriales.

Il s’engage personnellement à veiller à ce que ces dispositions soient respectées.

La commune peut décider de refuser l’utilisation de la salle à certaines périodes de l’année pour lutter contre les nuisances sonores.

1.5) Utilisation des équipements de la salle

L’utilisation du matériel sera prévue par le contrat de prêt de la salle. Le matériel mis à disposition du demandeur fera l’objet d’un inventaire au moment de la prise en charge par le demandeur, il en sera de même après la manifestation. D’une manière générale, le mobilier ne devra être utilisé que dans sa destination première.

Les décorations des murs ou du plafond doivent respecter les normes de sécurité.

1.6) Sécurité

Tous les utilisateurs de la salle devront désigner une personne responsable de la manifestation, chargée de gérer l’éclairage de la salle, qui devra assurer la sécurité et en cas de déclenchement de l’alarme incendie, ordonner l’évacuation des visiteurs assistant à la manifestation, prévenir les pompiers et appeler la permanence Mairie.

1.7.) Interdiction de fumer

Conformément à la loi 91-32 dite loi Evin et ses décrets d’application, l’ensemble des locaux sont des espaces non fumeurs.

1.8 Vol/Dégradation

La Commune se dégage de toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation d’objets, de biens ou de matériels appartenant à un participant.
Toute détérioration des locaux, matériels et appareils de cuisine sera facturée.

1.9) Boissons alcoolisées

L’organisateur met en place, au besoin, les mesures appropriées en matière de prévention de l’alcoolisme afin de satisfaire aux obligations réglementaires concernant les débits de boissons, la responsabilité de la commune étant dégagée à cet égard.

Article 2 : CONDITIONS PARTICULIERES

2.1) Associations

Les associations (type loi de 1901) régulièrement déclarées, en règle avec leurs statuts et ayant leur siège à Saint-Gilles, pourront disposer d’une salle pour leurs manifestations.

La rétrocession de la salle est strictement interdite. A cet effet, l’association devra justifier de l’utilisation de la salle pour son propre compte (fournir une photocopie d’un document qui prouve la raison de la manifestation).
L’utilisateur défaillant est tenu d’en informer la Mairie dans les meilleurs délais.

Les associations devront fournir au préalable à la commune une attestation d’assurances responsabilité civile et s’acquitter des éventuelles charges sociales induites par la manifestation.

Toutes les démarches envers la SACEM sont de la responsabilité de l’organisateur de la manifestation.

Cas particulier : les associations conventionnées, qui poursuivent des objectifs d’intérêt général, et qui sont signataires d’une convention d’objectifs et de moyens avec la commune peuvent, à ce titre, utiliser plus fréquemment les salles municipales

2.2) Le personnel communal

Sont ainsi définies toutes les personnes employées par la mairie de Saint-Gilles.
L’utilisation à titre gratuit est limitée à une seule fois par an et au seul local d’Espeyran. La rétrocession de la salle est strictement interdite. A cet effet, l’utilisateur devra justifier de l’utilisation personnelle de la salle (fournir une photocopie d’un document attestant de la raison de la manifestation).
L’utilisateur défaillant est tenu d’en informer la Mairie dans les meilleurs délais.
Il devra obligatoirement produire une attestation d’assurance Responsabilité Civile datant de moins d’un mois, certifiant qu’il est bien assuré pour l’occupation temporaire de la salle et qu’il est à jour de ses cotisations.

Article 3 – CONDITIONS FINANCIERES

3.1) Tarifs des salles 2016

Important : aucune activité musicale ou sonorisée n’est autorisée dans la salle Victor Hugo, elle ne sera donc louée que pour des réunions.

Qualité du demandeur et conditions tarifaires :

Associations résidentes (siège à Saint-Gilles) organisant des animations non lucratives

Mise à disposition des salles gratuite (sous condition de disponibilité).

Associations extérieures

• salle polyvalente : 335,00 € par jour, 485,00 € le week-end, 1 020,00 € la semaine
• petite salle polyvalente : 120,00 €
• salle Cazelles : 170,00 € par jour, 250,00 € le week-end, 550,00 € la semaine
• local d’Espeyran : 120,00 €
• salle Victor Hugo : 100,00 €

Personnel communal

• uniquement le local d’Espeyran
• un prêt gratuit par an, puis 170 € par jour pour les agents en activité

Entreprises saint-gilloises

dans le cadre de leur activité économique

• petite salle polyvalente : 120,00 € par jour, 80,00 € par jour supplémentaire
• salle Cazelles : 170,00 € par jour, 110,00 € par jour supplémentaire
• local Espeyran : 120,00 €
• salle Victor Hugo : 100,00 € par jour, 70,00 € par jour supplémentaire

Entreprises extérieures

• petite salle polyvalente : 220,00 € par jour, 140,00 € par jour supplémentaire
• salle Cazelles : 350,00 € par jour, 200,00 € par jour supplémentaire
• local Espeyran : 220,00 € par jour
• salle Victor Hugo : 170,00 € par jour, 120,00 € par jour supplémentaire

Particuliers saint-gillois

• uniquement le local d’Espeyran : 220 € la journée

Particuliers extérieurs

• uniquement le local d’Espeyran : 440 € la journée

Ecoles - Organismes municipaux - Organismes dépendant de la politique de la ville

• gratuit

Arènes

Gratuité pour les associations saint-gilloises.

Location hebdomadaire du corral : 990,00 euros

3.2 – Dépôt de caution

Une caution de sera exigée sous la forme d’un chèque bancaire libellé à l’ordre du Trésor Public, remis au régisseur de recettes :

• 1 530 euros pour la grande salle polyvalente
• 1 020 euros pour les autres salles

Le chèque de caution ne sera pas encaissé et sera entièrement restitué dans la semaine qui suivra la manifestation, si aucun désistement ni aucune dégradation ne sont constatés.

En cas de dégradation de la salle, des annexes, extérieurs compris, ou du matériel mis à disposition, de disparition de matériel ou de mauvais état de propreté de la salle, la remise en état sera financée par la caution et l’éventuel reliquat sera restitué à l’utilisateur. Si le montant de la caution s’avérait insuffisant, la différence serait encore à la charge de l’utilisateur.

Le présent règlement intérieur sera assorti d’un contrat de location déterminant les conditions personnelles de la location.